Emlak Teslim Tutanaklarını Dosyaya Dönüştüren AI Sistemi

Sorun

Sayaç fotoğrafları, demirbaş listesi ve imzalı tutanak form ile e-postadan geliyor. Kiracının WhatsApp notu ayrı kaldığında aynı teslim maddesine ait bilgiler dağınık tutuluyor.

Ofis çalışanı giriş ve çıkış belgelerini ayrı klasörlerden bulup karşılaştırıyor. Taşınmazın farklı kiracılık dönemleri arasında belge aramak zaman alıyor.

Hangi anahtarın teslim edildiği ve hangi maddenin taraflarca teyit edildiği elle izleniyor. İtirazlı bir maddeyle kapanmış bir maddenin ayrımı dosyada kaybolabiliyor.

Neyi iyileştirmeye söz verdik

• Belgelerin doğru taşınmaz, kiracılık dönemi ve teslim olayı altında toplanması
• Anahtar, sayaç ve demirbaş satırlarının fotoğraf ve tutanak kaynaklarıyla eşleşmesi
• Teyit edilen, itirazlı ve açık kalan maddelerin dosya sürümleri boyunca izlenebilmesi

Sistem nasıl işliyor

1. 01Form ve e-posta dosyaları ile resmî WhatsApp Business Platform üzerinden gelen notlar taşınmaz kodu, kiracılık dönemi ve giriş ya da çıkış olayına bağlanır.
2. 02Gönderenin yetkisi kontrol edilir. İmzalı belgeler ve kişisel alanlar erişimi kısıtlı depoda tutulur; okuma öncesi gerekli alanlar ayrılır.
3. 03OCR, görseldeki yazıyı metne çeviren yöntemdir. Sayaç değeri, tarih, anahtar ve demirbaş satırları kaynakları gösterilerek okunur.
4. 04Fotoğraf, tutanak ve açıklama aynı teslim maddesinde birleştirilir. Aynı dosyanın tekrar gelişi mevcut kayda bağlanır.
5. 05Giriş ve çıkış kayıtlarından karşılaştırma taslağı hazırlanır. Eksik taraf teyitleri ve açık anahtar teslimleri ayrı gösterilir.
6. 06Danışman doğruladığı maddeleri kilitler; itirazlı maddeler açık kalır. Teslim dosyası, önceki sürümleri korunarak saklanır.

Kullandığımız yöntemler

• Taşınmaz kodu, kiracılık dönemi ve teslim olayı birlikte kullanılarak dosyalar ayrılır.
• Sayaç ve tutanak alanları kaynak görüntüye bağlanır; okunamayan değerler boş bırakılır.
• Giriş ile çıkış arasındaki fark adayları aynı teslim maddesi üzerinde gösterilir.
• Danışmanın teyidi, açık itiraz ve dosya sürümü ayrı kaydedilir; aynı dosya yeniden geldiğinde yeni madde açılmaz.

İnsan nerede devrede

Veri ve güvenlik

Adres, ev içi görüntü ve imzalar sınırlı erişimde tutulur. Kiracı kimlik belgeleri genel portföy klasörüne veya okuma hizmetine aktarılmaz. İş için gerekmeyen kişisel alanlar dış okuma öncesinde ayrılır. Kaynak belge ve danışmanın düzeltmesi birlikte izlenir; belge içi talimatlar çalıştırılmaz. Saklama ve silme düzeni işletmeyle belirlenir. WhatsApp iletişiminde izin ve mesaj penceresi kuralları uygulanır; hassas bilgi içeren bildirimler yerine yetkili form kullanılır.

Kime uygun