Nakliye Palet Fişlerini Emanet Hesabına İşleyen AI Sistemi

Sorun

Sürücünün WhatsApp fiş fotoğrafı ve deponun e-posta belgesi ayrı yerlerde kalıyor. Operasyon çalışanı firma, sefer, palet türü ve miktarı tabloya elle aktarıyor.

İade fişi geç geldiğinde firma bakiyesi yeniden hesaplanıyor. Aynı fiş tekrar gönderildiğinde bunun yeni bir hareket olup olmadığı elle kontrol ediliyor.

Teslim veya iade yönü belirsiz olduğunda hesabın hangi belgeye dayandığını bulmak zorlaşıyor. Açık iadeler ve belgesiz farklar ayrı takip ediliyor.

Neyi iyileştirmeye söz verdik

• Fişlerin doğru firma, sefer ve palet türüne kaynaklarıyla bağlanması
• Tekrar fişlerin yeni hareket oluşturmaması ve belirsiz yön veya miktarın incelemeye ayrılması
• Onaylı açılış bakiyesi ile doğrulanan hareketlerden hesaplanan bakiyenin kaynak fişlerle izlenebilmesi

Sistem nasıl işliyor

1. 01Fiş fotoğrafları resmî WhatsApp Business Platform bağlantısından, taranmış belgeler e-postadan alınır. Belge kimliği ve dosya izi kontrol edilir; dosya izi aynı dosyanın tekrarını tanımaya yarayan kayıttır.
2. 02Gönderen depo veya sürücü kaydıyla eşleştirilir. Belge ilgili firma ve sefer kaydına bağlanır.
3. 03OCR, görseldeki yazıyı metne çeviren yöntemdir. Palet türü, miktar, tarih ve teslim ya da iade yönü fişten okunur; alanların kaynakları gösterilir.
4. 04Yönü belirsiz, miktarı okunamayan veya aynı numarayla farklı içerik taşıyan fişler sorumlunun inceleme sırasına alınır.
5. 05Doğrulanan hareketler firma ve palet türüne göre emanet defterine işlenir. Bakiye, onaylı açılış bakiyesi ve tanımlı hesap kuralıyla hesaplanır.
6. 06Açık iadeler ve belgesiz farklar operasyon sırasına alınır. Sorumlu, tarafların kayıtlarını karşılaştıracağı mutabakat dosyasını onaylar.

Kullandığımız yöntemler

• Firma, sefer ve palet türü kayıtları fiş eşleştirmesinin temelini oluşturur.
• Palet türü sözlüğü aynı türün farklı kısaltmalarını ortak kayda bağlar; belirsiz okuma kaynakla birlikte gösterilir.
• Aynı belge kimliği ve dosya izi tekrar kontrolünde kullanılır; farklı içerikle gelen aynı numara incelemeye ayrılır.
• Bakiye yalnız doğrulanan hareketlerden ve onaylı açılış kaydından hesaplanır; her hareket kaynak fişe bağlanır.

İnsan nerede devrede

Veri ve güvenlik

Sürücü telefonları ve imzalar ayrı erişimde tutulur; emanet hesabında iç kayıt kodları kullanılır. Dış okuma öncesinde iş için gerekmeyen kişisel alanlar ayrılır. Kaynak fiş, okunan alan, düzeltme ve hesap hareketi bağlantısı korunur; belge içindeki talimatlar çalıştırılmaz. Saklama ve silme düzeni işletmeyle belirlenir. WhatsApp iletişiminde izin ve mesaj penceresi kuralları uygulanır; bildirimlere hassas belge veya hesap kararı eklenmez.

Kime uygun