Kurs Telafi Taleplerini Ders Hakkına Bağlayan AI Sistemi

Sorun

Kursiyer veya veliden gelen telafi mesajı, öğretmenin yoklama listesiyle elle karşılaştırılıyor.

Sekreter kurumun telafi kurallarını kontrol edip kullanılabilir hakkı ayrı bir listede güncelliyor.

Aynı ders için tekrar talep geldiğinde önceki yazışmaları ve ayrılmış telafi yerini bulmak gerekiyor.

Neyi iyileştirmeye söz verdik

• Talebin doğru kursiyer, ders ve yoklama kaydına bağlanabilmesi
• Tekrar talebin yeni hak oluşturmadan mevcut kayıtta izlenebilmesi
• Yer ayırma, katılım ve iptal hareketleriyle telafi hakkının tutarlı güncellenebilmesi

Sistem nasıl işliyor

1. 01Talep, kursiyer kodu ve doğrulanmış kursiyer ya da veli ilişkisiyle alınır. WhatsApp kaynağı için yalnız resmî WhatsApp Business Platform kullanılır; e-posta ve form da bağlanabilir.
2. 02Mesajdan kaçırılan ders, tarih ve uygun zaman adayları çıkarılır. Sağlık gerekçeleri idari kayıttan ayrılır.
3. 03Talep yoklama ve mevcut telafi hareketleriyle eşleştirilir. Tekrar talep yeni hak oluşturmak yerine mevcut kayda bağlanır.
4. 04Kurumun tanımladığı telafi kurallarıyla hak durumu taslağı ve eksik bilgi listesi hazırlanır.
5. 05Sekreter hakkı doğrular. Eğitmenin onayladığı uygun oturuma geçici yer ayrılır.
6. 06Katılım veya iptal kaydıyla hak hareketi güncellenir. Aynı hakkın eşzamanlı kullanımını engelleyen kayıt kontrolü uygulanır.

Kullandığımız yöntemler

• Mesajdaki ders ve tarih bilgileri, kursiyer ile yetkili veli kayıtları üzerinden eşleştirilebilir.
• OCR, görseldeki yazıyı metne çeviren yöntemdir; taranmış yoklamadan okunan alanlar kaynak listeyle birlikte incelemeye hazırlanabilir.
• Kurumun telafi kuralları ve mevcut hak hareketleri kullanılarak uygunluk taslağı oluşturulabilir.
• Takvim bağlantısı varsa kullanılabilir; bağlantı yoksa onaylı oturum tablosu üzerinden yer ayırma ve hak hareketi izlenebilir.

İnsan nerede devrede

Veri ve güvenlik

Çocuk kaydı yalnız yetkili veliyle ilişkilendirilir. Sağlık raporu istenmez; kendiliğinden gelen sağlık içeriği idari kayıttan ayrılıp yetkili incelemeye alınır. Okuma için gereken alanlar kullanılır; kaynak, eşleşme ve düzeltme ilişkisi korunur. Erişim, saklama ve silme kuralları kurumla belirlenir. WhatsApp iletişiminde izin ve vazgeçme tercihleri uygulanır; gerekli mesaj şablonları kullanılır ve hassas içerik bildirimlere eklenmez.

Kime uygun