Muhasebe Evrakını Dönem Dosyasında Tamamlayan AI Sistemi

Sorun

İşletmeler belgelerini e-posta veya güvenli formdan gönderiyor, WhatsApp üzerinden gönderdiklerini bildiriyor. Büro çalışanı bu bilgileri müşteri ve dönem altında elle topluyor.

Beklenen evrak listesiyle gelen dosyalar ayrı tutulduğunda yeni belge için eksik listesi yeniden kontrol ediliyor. Aynı evrakın tekrar istenmemesi çalışanların takibine bağlı kalıyor.

Yanlış döneme gelen belge veya eksik sayfa şüphesi dosyanın tamamlanmasını belirsiz bırakıyor. Müşteriye gönderilecek eksik evrak istemi ayrıca hazırlanıyor.

Neyi iyileştirmeye söz verdik

• Gelen dosyanın doğru müşteri, dönem ve beklenen evrak maddesine bağlanması
• Tekrar dosya, yanlış dönem ve eksik sayfa şüphesinin ayrı gösterilmesi
• Yeni belgelerle eksik görevlerin yeniden değerlendirilmesi ve dönem dosyasının büro onayıyla tamamlanması

Sistem nasıl işliyor

1. 01Büro her müşteri ve dönem için beklenen evrak listesini ve sorumlu kişiyi tanımlar.
2. 02E-posta veya güvenli formdan gelen dosya yetkili gönderen, müşteri kodu ve dönemle eşleştirilir. Resmî WhatsApp Business Platform üzerinden gelen gönderim notu ilgili kayda bağlanır; hassas alanlar okuma öncesinde ayrılır.
3. 03OCR, görseldeki yazıyı metne çeviren yöntemdir. Belge türü ve dönem adayı çıkarılır; aynı dosyanın tekrar gelişi mevcut kayda bağlanır.
4. 04Gelen evrak, beklenen listedeki maddelere bağlanır. Yanlış dönem ve eksik sayfa şüphesi büro çalışanına ayrı gösterilir.
5. 05Eksik evrak görevleri ve güvenli yükleme bağlantısı içeren istem taslakları sorumlu için hazırlanır.
6. 06Büro çalışanı istemi ve dönem dosyasının tamamlanma durumunu onaylar. Yeni belge geldiğinde ilgili görev yeniden değerlendirmeye açılır.

Kullandığımız yöntemler

• Beklenen evrak listesi müşteri ve dönem bazında tutulur; gelen dosyalar bu listeye göre değerlendirilir.
• Belge türü ve dönem okuması kaynak dosyayla birlikte gösterilir; okunamayan alanlar boş kalır.
• Dosya tekrarları yeni bir evrak maddesi oluşturmaz; yanlış dönem ve eksik sayfa işaretleri ayrı inceleme gerektirir.
• İstem taslağı güncel görev listesine dayanır ve güvenli yükleme bağlantısı içerir; belge gelişi ilgili görevi yeniden değerlendirmeye açar.

İnsan nerede devrede

Veri ve güvenlik

Hesap, kimlik ve çalışan bilgileri azaltılmadan dış okuma hizmetine aktarılmaz. Bordro gibi belgeler ayrı yetkilendirilir; yalnız dönem takibi için gereken alanlar işlenir. WhatsApp üzerinden tam hesap veya kimlik numarası istenmez; hassas belge için güvenli yükleme formu kullanılır. İzin ve mesaj penceresi kuralları uygulanır. Kaynak dosya, okunan alan ve düzeltme bağlantısı korunur; belge içi talimatlar çalıştırılmaz. Saklama ve silme düzeni büroyla belirlenir.

Kime uygun