Otel Etkinlik Notlarını İş Talimatına Çeviren AI Sistemi

Sorun

Salon düzeni, servis saati ve ekipman değişiklikleri e-posta ekleriyle WhatsApp mesajlarında birikiyor.

Banket sorumlusu her değişikliği mutfak, salon ve teknik ekip listelerine ayrı ayrı taşıyor.

Ekiplerin aynı plan sürümünü aldığı ve değişen hazırlık işlerini gördüğü ayrıca teyit ediliyor.

Neyi iyileştirmeye söz verdik

• Değişikliklerin doğru etkinliğe ve onaylı başlangıç planına bağlanabilmesi
• Departman iş talimatlarının aynı onaylı plan sürümünü kullanabilmesi
• Eksik alındı teyitleri ve değişiklikten etkilenen açık hazırlık işlerinin görülebilmesi

Sistem nasıl işliyor

1. 01E-posta veya WhatsApp’tan gelen mesaj ve belgeler etkinlik koduyla onaylı başlangıç planına bağlanır. WhatsApp için yalnız resmî WhatsApp Business Platform kullanılır.
2. 02OCR, taranmış belgedeki yazıyı metne çeviren yöntemdir. Mesaj ve planlardan saat, salon, düzen, kişi sayısı ve ekipman talepleri çıkarılır.
3. 03Yeni talep önceki planla karşılaştırılır. Çelişen talimatlar ve eksik ayrıntılar işaretlenir.
4. 04Otelin iş kurallarına göre değişikliğin mutfak, salon ve teknik hizmet görevlerine etkisi hazırlanır.
5. 05Banket sorumlusu kapsamı ve son sürümü onaylar. Departmanlara aynı sürüme bağlı iş talimatları açılır.
6. 06Departmanların alındı teyitleri ve açık hazırlık işleri izlenir. Sonraki değişiklik ilgili görevi yeniden incelemeye açar.

Kullandığımız yöntemler

• Etkinlik kodu üzerinden mesaj, belge ve başlangıç planı eşleştirilebilir.
• Metin ayrıştırma ve belge okumayla değişen alanlar kaynaklarıyla gösterilebilir.
• Plan sürümleri karşılaştırılarak departmanlara etki eden görev taslakları hazırlanabilir.
• Onaylı sürüm, departman talimatı ve alındı teyidi otelin etkinlik tablosunda birlikte tutulabilir.

İnsan nerede devrede

Veri ve güvenlik

Katılımcı listeleri ve özel talepler ayrı yetkilerle tutulur. Sağlık ve alerji notları genel etkinlik panosuna aktarılmaz; yetkili hizmet sorumlusunun erişimine ayrılır. Okuma öncesinde hassas içerik ayrılır, yalnız görev için gereken alanlar kullanılır. Kaynak belge, sürüm ve yetkili düzeltmesi ilişkisi korunur; saklama ve silme düzeni otelle belirlenir. WhatsApp iletişiminde izin, vazgeçme tercihleri ve gerekli mesaj şablonları uygulanır; bildirimler hassas içerik taşımaz.

Kime uygun