Sigorta Evrakını WhatsApp’tan Arşivleyen AI Sistemi

Sorun

Müşterilerin gönderdiği hasar fotoğrafları, kaza tespit tutanakları, ruhsatlar, ehliyetler, eski poliçeler, onarım faturaları ve eksper raporları telefonlarda ve WhatsApp sohbetlerinde kalıyor.

Ekip her dosyayı elle indirip yeniden adlandırıyor ve klasöre taşıyor. Adlandırma kişiden kişiye değiştiği için aynı müşterinin evrakı farklı yerlerde birikiyor.

Bir evrak arandığında hangi müşteriye, poliçeye veya hasar dosyasına ait olduğu netleşmeyebiliyor. Aynı dosyaya bakan çalışanlar sohbetleri yeniden tarıyor.

Neyi iyileştirmeye söz verdik

• Gelen evrakın doğru müşteri, poliçe ve hasar dosyası altında bulunabilmesi
• Arşivlenen dosyaların acentenin klasör ve adlandırma kuralına uygunluğu
• İncelemeye ayrılan ve tekrar gelen dosyaların doğru kayda bağlanması

Sistem nasıl işliyor

1. 01Mesajlar, fotoğraflar ve PDF ya da Office belgeleri acentenin resmî WhatsApp Business Platform numarasından alınır. Cloud API, bu numaraya gelen mesajları yazılıma aktaran resmî bağlantıdır. Orijinal dosya değiştirilmeden saklanır.
2. 02Gönderen numara, müşteri kayıt sistemi veya acentenin listesiyle eşleştirilir. Eşleşme yoksa kayıt onay kuyruğuna alınır; belgede okunan poliçe numarası varsa eşleşme önerisi olarak gösterilir.
3. 03Yapay zekâ, acentenin tanımladığı listeden tür önerir: hasar fotoğrafı, tutanak, ruhsat, ehliyet, poliçe, fatura veya eksper raporu.
4. 04OCR, görseldeki yazıyı metne çeviren yöntemdir. Görsel ve PDF içinden poliçe numarası, kaza tarihi ve poliçe bitiş tarihi gibi alanlar okunur; okunamayan alanlar boş bırakılır.
5. 05Arşivlemeye uygun dosyaya acentenin kuralına göre ad ve klasör atanır. Örnek klasör: Müşteriler / Müşteri kodu / Poliçe / Hasar dosyası. Örnek ad: 2026-10-12_MUS-0142_HSR-0031_HasarFoto_01.jpg. Ad sırası tarih, müşteri, dosya, tür ve sıra numarasıdır.
6. 06Dosya, keşifte acentenin seçtiği depoya yerleştirilir: Google Drive, SharePoint/OneDrive, acente sunucusu veya S3 uyumlu depo. S3 uyumu, dosya deposunun ortak bir bağlantı biçimini desteklemesidir.
7. 07Gönderen, tarih, tür, okunan alanlar, dosya bağlantısı ve varsa onaylayan kişi arşiv kaydına yazılır.
8. 08WhatsApp’ın 24 saatlik müşteri hizmeti penceresi içinde gönderene dosyanın alındığı bilgisi iletilir. Bildirim yalnız teslim almayı belirtir.

Kullandığımız yöntemler

• Mesajın alınması, müşteri eşleştirme, adlandırma ve depoya yazma adımları n8n iş akışı üzerinde birbirine bağlanır.
• Gönderen numara müşteri kaydıyla birlikte değerlendirilir; belgeden okunan poliçe numarası eşleştirmeye dayanak sağlar.
• Tür önerisi acentenin belge listesiyle, alan okuma arşiv için gereken bilgilerle sınırlı tutulur.
• Aynı dosya tekrar geldiğinde yeni kopya oluşturmak yerine mesaj mevcut arşiv kaydına bağlanır.
• Müşteri, poliçe ve hasar dosyasına göre düzenlenen arşiv, hasar belge ön incelemesinin kullanacağı evrakı bir araya getirir.

İnsan nerede devrede

Veri ve güvenlik

Yalnız arşiv için gereken alanlar işlenir. Yapay zekâya gönderilen içerik, tür önerisi ve alan okuma için gerekenlerle sınırlanır. Depodaki erişim yetkileri korunur; saklama süresi acentenin politikasına göre belirlenir. Dosyanın alınması, sınıflandırılması, düzeltilmesi ve onaylanması işlem geçmişine yazılır. Sistem dosya silmez ve var olan dosyanın üzerine yazmaz. Arşivleme reddedilse de alınan orijinal dosya korunur.

Kime uygun